Du kan holde lotus notes i stabil drift, mens du undersøger, hvilke funktioner der skal flyttes til Microsoft 365. Kortlæg systemets rolle, afhængigheder og daglige driftsbehov, så du kan beslutte, hvad der skal bevares, moderniseres eller migreres.
Her er hvad du skal vide: En Notes-løsning kan rumme arbejdsgange, formularer og integrationer, som ikke uden videre kan erstattes af en standardtjeneste. Vurder derfor, hvad systemet gør for brugerne, og hvilke arbejdsprocesser der påvirkes af en ændring. Artiklen om lotus notes og mulighederne frem mod 2026 kan hjælpe dig med at undersøge drift og modernisering.
Systemets rolle afgør næste skridt
Beskriv først, hvilke opgaver Notes-systemet løser. Notér de vigtigste databaser, brugergrupper, formularer, arbejdsgange og integrationer. Skriv også, hvem der ejer hver proces, og hvad der går i stå, hvis en database eller server ikke er tilgængelig. Oversigten hjælper dig med at skelne mellem nødvendige funktioner og dele, der kan udfases.
Se derefter på den daglige brug. Er systemet primært et arkiv, en intern sagsløsning eller et værktøj til registrering og godkendelse? Undersøg også, om data udveksles med økonomi-, dokument- eller kundesystemer. En integration kan være usynlig for brugeren, men afgørende for, at processen fungerer.
En praktisk gennemgang kan følge denne rækkefølge:
- Registrér databaser og applikationer, som stadig bruges.
- Notér ejere, brugergrupper og de processer, løsningerne understøtter.
- Kortlæg integrationer, planlagte job og adgangsrettigheder.
- Markér fejl, manuelle arbejdsgange og funktioner uden en tydelig ejer.
Hold listen tæt på den faktiske anvendelse. En gammel database, som ingen længere bruger, kræver en anden indsats end en løsning, der understøtter godkendelser eller kundeservice hver dag. Hvis dokumentationen mangler, kan en HCL Notes-konsulent gennemgå applikationerne sammen med medarbejdere og it-drift. BizPerformer tilbyder konsulentbistand til modernisering af Notes-systemer og migrering.
Bevar, modernisér eller migrér funktionerne
Når systemets rolle er beskrevet, kan du vurdere hver funktion for sig. Bevaring giver mening, når løsningen fortsat understøtter en vigtig proces, og driften kan holdes forsvarlig. Modernisering er relevant, når applikationen stadig har værdi, men kode, brugerflade eller integrationer skaber problemer. Undersøg migrering, når en anden platform kan overtage opgaven uden at miste nødvendige funktioner.
Ved modernisering kan konsulentbistand omfatte gennemgang af eksisterende HCL Notes-applikationer, justering af funktioner og rådgivning om integrationer til andre systemer. Bed om en vurdering af, hvilke dele der kan ændres uden at forstyrre den daglige brug, og hvilke der kræver særskilt test. Få også beskrevet, hvordan ændringer håndteres, og hvem der følger op efter idriftsættelsen.
Ved migrering af lotus notes til Microsoft 365 skal du undersøge mere end selve dataflytningen. Sammenhold hver Notes-funktion med den arbejdsgang, der skal fungere efter flytningen. Kontrollér blandt andet:
- Om formularer og godkendelser skal bygges op på ny.
- Hvordan dokumenter, vedhæftninger og adgangsrettigheder skal håndteres.
- Om integrationer skal ændres eller forbindes til en anden tjeneste.
- Hvordan brugerne arbejder i overgangsperioden, mens løsningerne skifter.
BizPerformer Consult tilbyder migrering af Notes til Office 365. Planlæg arbejdet pr. applikation eller proces frem for som én samlet teknisk handling. Aftal, hvordan data valideres, hvordan fejl meldes, og hvem der godkender resultatet. Hvis en integration ikke kan flyttes samtidig med applikationen, skal der være en tydelig plan for driften i mellemtiden.
Det kan også være fornuftigt at bevare enkelte Notes-applikationer, mens andre flyttes. Det kræver klare grænser: Hvilke data ligger hvor, hvem har adgang, og hvordan udveksles oplysninger mellem systemerne? En trinvis plan gør det muligt at modernisere uden at afbryde processer, som stadig afhænger af Domino.
Stabil drift kræver faste rutiner
Servere, databaser og brugere skal fungere i hverdagen, mens du vurderer systemets fremtid. Drift af Notes- og Domino-servere omfatter blandt andet overvågning, fejlhåndtering, adgangsstyring og opfølgning på sikkerhedskopiering. Aftal, hvem der modtager alarmer, hvordan fejl prioriteres, og hvem der kan godkende ændringer. Tydelige ansvarsområder hjælper med at få driftsproblemer håndteret.
BizPerformer tilbyder drift, overvågning og support af HCL Notes-servere. BizPerformer Consult tilbyder Notes/Domino-driftsovervågning 24 timer i døgnet. Få beskrevet, hvilke opgaver der indgår, hvordan hændelser eskaleres, og hvordan planlagte ændringer meldes til brugerne. Bed også om en tydelig opdeling mellem løbende administration og særskilte udviklingsopgaver.
Brugerstyring kan ofte forbedres uden at ændre selve applikationen. Gennemgå, hvordan nye brugere får adgang, hvordan roller tildeles, og hvordan adgange fjernes, når arbejdsopgaver ændres. BizPerformer Consult tilbyder automatisering af Notes-administration og brugerstyring. Sørg for, at reglerne følger organisationens godkendelsesproces, og at automatiseringen efterlader et spor, som driften kan følge.
Udvikling og integrationer kræver også løbende opmærksomhed. Når en applikation ændres, skal afhængige systemer testes, og fejl skal kunne spores til den berørte funktion. Bed om en beskrivelse af testforløb, ændringshåndtering og tilbageførsel, hvis en opdatering giver problemer. BizPerformer Consult tilbyder HCL Notes-udvikling og rådgivning om integrationer til andre systemer. Oplysninger om HCL Notes-udvikling og rådgivning om integrationer til andre systemer findes hos noteskonsulent.dk.
Næste skridt for Notes-systemet
Lav en prioritering efter gennemgangen: Hvilke løsninger skal fortsætte uændret, hvilke kræver modernisering, og hvilke bør undersøges med henblik på migrering? Tilføj en ansvarlig, en beskrivelse af afhængigheder og næste praktiske skridt for hver løsning. En gennemarbejdet oversigt giver et brugbart afsæt for dialogen.
BizPerformer Consult tilbyder en gratis halvdags konsultation. Brug mødet på at gennemgå systemoversigten, de vigtigste integrationer og de driftsproblemer, der fylder mest. Bed om tydelige forslag til, hvad der bør undersøges nærmere, og hvilke opgaver der kan håndteres først. Notér opgaverne, så du kan følge op efter mødet.
Åbningstiderne er mandag-fredag fra 09:00 – 16:00. Akut HCL Notes-support er tilgængelig døgnet rundt mod betaling. Aftal, hvordan akut hjælp bestilles, hvilke hændelser ordningen omfatter, og hvordan betaling håndteres. BizPerformer har adresse på Transformervej 29, 1. sal, 2860 Søborg.
Hold driften stabil, mens beslutningerne træffes på baggrund af systemets reelle funktioner. En oversigt over processer, integrationer og ansvar hjælper dig med at fordele arbejdet mellem bevaring, modernisering og migrering uden at overse afhængigheder, som brugerne er afhængige af.